Standarder for vedtægter og regler

Fritidshusejernes Landsforening har efter anmodning fra mange medlemsforeninger udarbejdet standard tekster til regler for foreninger. Reglerne dækker de behov, der normalt vil være i en forening, men skal selvfølgelig tilpasses den enkelte medlemsforening, idet der sagtens kan være særlige lokale forhold, der skal tages højde for i reglerne.

Der findes ikke lovgivning eller andre regler for foreninger i Danmark. Så en forening kan i princippet fastsætte sine vedtægter og regler, som den vil. I praksis følger de fleste foreninger nogle ret ensartede normer for udformning af vedtægter og regler. Det er også tilfældet for FLs standarder.
Fælles for reglerne er: De er korte, uden mulighed for flere fortolkninger og de dækker de behov, som de fleste foreninger vil have for regler. Medlemsforeninger, der vil benytte reglerne, men har behov for formuleringer om særlige lokale forhold, er velkomne til at kontakte FLs sekretariat for yderligere bistand.

Rediger selv reglerne færdige
Medlemsforeningerne finder standardteksterne i oversigten nedenfor, hvor de findes i word-formatet .doc, som skulle være muligt at redigere i de fleste tekstbehandlingsprogrammer, så foreningens navn og andre lokale oplysninger kan indsættes.

Vedtægter og ordensforskrift
Mange foreninger samler vedtægter og ordensregler i et samlet dokument. Det er uhensigtsmæssigt, idet der i de fleste vedtægter stilles krav om særligt kvalificeret flertal for at ændre eller tilføje i vedtægten. Regler om, hvorledes man skal forholde i dagligdagen i en forening, kan med fordel samles i en ordensforskrift, hvor generalforsamlingen kan indføre ændringer eller tilføjelser med almindeligt flertal. Derfor er FLs standarder opdelt i en vedtægt og en ordensforskrift.

Forretningsorden
Bestyrelsen bør fastlægge et særligt regelsæt for bestyrelsens arbejde, som bestyrelsen løbende kan justere i. Det giver sikkerhed for, at bestyrelsens arbejde følger faste normer, og for at medlemmerne kender normerne. Det er ikke hensigtsmæssigt at have sådanne bestemmelser i en vedtægt, idet bestyrelsen løbende skal justere rammerne for arbejdet.

Persondataregler
Alle foreninger (juridiske personer) skal ifølge EU’s forordning General Data Protection Regulation have et regelsæt for behandling af persondata. Det er ikke kompliceret. I virkeligheden handler det blot om, at foreningen laver en beskrivelse af, hvorledes den behandler persondata, og hvis foreningen sørger for ikke at beskæftige sig med personfølsomme data eller data af rent privat karakter, er det nærmest en formssag. Det er Datatilsynet, som er den danske myndighed på området. Datatilsynet hat ikke ønsket at udarbejde standardbestemmelser på området. Det skyldes, at en forenings regler for behandling af persondata skal afspejle den konkrete måde, hvorpå foreningen behandler persondata. FLs standardforslag tager udgangspunkt i, hvorledes en konkret forening har indrettet med behandling af persondata: Hvis en medlemsforening ønsker at benytte FLs standardforskrift på dette område, skal medlemsforeningen også indrette sin behandling af persondata i overensstemmelse med forskriften

Foreningens ansvar
Det er en god ide at beskrive foreningens ansvar i forhold til såvel rådgivning af foreningens medlemmer og foreningens oplysninger til tredjepart (f.eks. ejendomsmæglere) på en halv A4-side, der kan medsendes eller oplysespå hjemmesiden, når der afgives oplysninger (f.eks. til ejendomsmæglere).

Information
Medlemsforeningen bør sørge for, at alle medlemmer gøres bekendt med reglerne (og senere ændringer i reglerne). Det sker lettest ved offentliggørelse på foreningens hjemmeside, ellers kan det ske ved udsendelse af en velkomstpakke til nye medlemmer.

Øvrige oplysninger og ordforklaringer
CVR – Standarden for vedtægter forudsætter, at medlemsforeningen er tilmeldt det centrale virksomhedsregister (CVR). Det er faktisk et krav til alle foreninger, selvom der i praksis er mange foreninger, der undlader det. Det er ikke hensigtsmæssigt. En CVR-registrering bevirker, at foreningen kan findes, f.eks. af kommunen. En CVR-registrering er en forudsætning for, at en forening kan oprette en bankkonto i foreningens navn (Nem-konto), således at foreningens pengekasse ikke sammenblandes med kassererens private pengekasse. Hvis kassereren dør, kan det være forbundet med store vanskeligheder at få frigjort foreningens midler fra boet. En CVR-registrering er ligeledes nødvendig, hvis foreningen ønsker at etablere en hjemmeside. En hjemmeside bør ikke registreres i en privatperson navn, idet det give vanskeligheder ved senere overdragelse.
Endelig kan en CVR-registrering indebære nogle fordele og en smidigere proces, når der indgås aftaler med f.eks. leverandører.
En CVR-registrering koster ikke noget. Den skal fornyes hvert tredje år.
Registrering sker på virk.dk.

Hjemsted – En forening vil normalt angivne den kommune, hvori foreningen er beliggende, som sit hjemsted.

Værneting – Når en juridisk person (forening) anfører værneting i sine vedtægter er det for at sikre, at eventuelle retssager føres ved det angivne værneting (retsinstans). For de fleste foreninger vil det være naturligt at angive retten i den by, der er tættest ved foreningens hjemsted.

Servitut – en bestemmelse, der pålagt en ejendom (og normalt tinglyst på ejendommen). Det kan være bestemmelser om ejendommens brug, beplantning, udformning, pligt til deltagelse i vejvedligehold, udsigtsforhold o.m.a. En servitut angiver normalt en påtaleberettiget part. Det er normalt den myndighed, fysiske eller juridiske person, der har besluttet servitutten.

Deklaration – er det samme som en servitut. Mange grundejerforeninger er i forbindelse med udstykningen omfattet af en deklaration, der i en række bestemmelser fastlægger de forpligtelser, der er pålagt ejendommene. En sådan deklaration er således i praksis en del af foreningens vedtægter. Det er dog bestemmelser, som er betydeligt vanskeligere at ændre end vedtægterne.

Servitutter og deklarationer i en grundejerforening bør ligesom reglerne nævnt ovenfor offentliggøres for foreningens medlemmer.

Reglernes hierarki
Det giver sig selv, at underliggende regler ikke må stride mod eller sætte overliggende regler ud af kraft. Hierarkiet ser således ud.
Landets love og bestemmelser
Kommunale regler (f.eks. lokalplaner)
Deklarationer og servitutter
Foreningens vedtægter
Foreningens ordensforskrift
Bestyrelsens forretningsorden og forskrift for behandling af persondata
(Der kan godt være eksempler på, at en deklaration eller servitut, der er ældre end en lokalplan, indeholder bestemmelser, der går videre en lokalplanen).

Hent standardforslagene via oversigten nedenfor
Standardforslagene er forbeholdt medlemsforeninger i Fritidshusejernes Landsforening, og FL beder om, at medlemsforeninger sender besked til FLs sekretariat, når standardforslagene benyttes.