FL’s Privatlivspolitik

Dataforskrift

Behandling af persondata i Fritidshusejernes Landsforening

Fritidshusejernes Landsforenings (FL) bestyrelse har på sit møde den 4. maj 2018 i.h.t. bestyrelsens forretningsorden fastlagt følgende regler for behandling af persondata, således at FL’s persondatabehandling er i overensstemmelse med EU’s General Data Protection Regulation og dansk persondatalovgivning.

  1. Indsamling af persondata
    Fritidshusejernes Landsforening beder medlemsforeningerne om de persondata, der nødvendige for foreningens daglige drift. Medlemsforeningernes aflevering af disse persondata betragtes som samtykke til behandling af persondata i.h.t. nedenstående.
  2. Persondata fra medlemsforeningerne
    Personnavne på valgte og andre aktive i medlemsforeningerne
    De valgtes funktion
    Fysiske adresser (vinter- og sommerbolig)
    E-mail adresser
    Telefonnumre
    Kommune, hvori medlemsforeningen er beliggende
  3. Persondata for valgte og andre aktive i Fritidshusejernes Landsforening
    Personnavne på valgte og andre aktive i FL
    De valgtes funktion
    Fysiske adresser (vinter- og sommerbolig)
    E-mail adresser
    Telefonnumre
    Kommune, hvori de pågældendes medlemsforening er beliggende
  4. Opbevaring og videregivelse af persondata
    De under B og C indsamlede persondata beror I Fritidshusejernes Landsforenings sekretariat og videregives til bestyrelsens medlemmer, suppleanter, udvalgsmedlemmer og revisor ved behov herfor, samt til andre hvor dette er nødvendigt for foreningens drift.
  5. Kendskab til persondata udover de under B og C anførte datatyper
    Bestyrelsesmedlemmer, suppleanter, udvalgsmedlemmer og revisor kan få kendskab til yderligere personrelaterede data, som måtte blive oplyst for Fritidshusejernes Landsforening f.eks. i forbindelse med sagsbehandling og lignende. Sådanne data bringes alene til bestyrelsens og udvalgenes kendskab, såfremt dette er nødvendigt for FL’s drift og videregives ikke til andre. Sådanne data opbevares ikke i et systematisk register, men kan fremgå af bestyrelsens referater og dermed indgå i foreningens arkiv.
  6. Offentliggørelse af persondata under B
    Data som nævnt under B om navne, adresser og andre kontaktdata på valgte og andre aktive i medlemsforeningerne kan fremgå af referater fra generalforsamling, bestyrelsesmøder samt i medlemsbreve fra FL. De pågældendes telefonnumre og e-mailadresser offentliggøres ikke systematisk på www.mitfritidshus.dk af hensyn til at beskytte de pågældende mod uønskede henvendelser.
    Persondata af følsom eller rent privat karakter, som måtte komme til FL’s kendskab, offentliggøres ikke.
  7. Offentliggørelse af persondata under C
    Data som nævnt under C om navne, adresser og andre kontaktdata på valgte og andre aktive i Fritidshusejernes Landsforenings kan fremgå af referater fra generalforsamling, bestyrelsesmøder samt i medlemsbreve fra FL. De nævntes adresser, telefonnumre og e-mailadresser offentliggøres på www.mitfritidshus.dk. E-mail adresser dog således, at de ikke umiddelbart kan indsamles maskinelt.
  8. Sletning af persondata
    De under B nævnte persondata kontrolleres årligt i forbindelse med kontingentopkrævning til FL. Data om personer, der er ophørt med at have funktioner i medlemsforeningerne, slettes.
    De under C nævnte persondata slettes ikke. De nævntes data indgår af historiske årsager i FL’s arkiv, som opbevares i FL’s sekretariat.
  9. FL’s arkiv opbevares elektronisk i skyen f.s.v. angår de seneste fem år. Af ældre arkivmateriale findes kun enkelte skriftlige fragmenter, idet store dele af arkivet er gået tabt, dette materiale beror i sekretariatet. Bestyrelsens medlemmer har adgang til det elektroniske arkiv.
  10. Brugerstatistik fra mittidshus.dk
    Der indsamles forbrugsstatistik på www.mitfritidshus.dk. Denne forbrugsstatistik er ikke personhenførbar.
  11. Dataansvarlig
    Fritidshusejernes Landsforenings formand er ansvarlig for Fritidshusejernes Landsforenings behandling af persondata.
  12. Prøvelse
    I forbindelse med revisors gennemgang af regnskabet fortager revisor en prøvelse af, at denne dataforskrift overholdes.
  13. Opløsning
    Ved en opløsning af Fritidshusejernes Landsforening vil arkivmateriale og øvrige data blive overladt til Rigsarkivet.

Denne dataforskrift tilkendegives for Fritidshusejernes Landsforenings medlemsforeninger, og offentliggøres på www.mitfritidshus.dk.

Her kan du downloade FL’s persondatapolitik.