FL har modtaget følgende fra Birgitte Nielsen medlem af  Grundejerforeningen i Veddingebo.

Kære  Johs og Fritidshusejernes Landsforening

Ifm, med generalforsamlingen i Grundejerforeningen i Veddingebo, hvor formangen for Fritidshusejernes Landsforening var dirigent, havde jeg flere forslag til vedtægtsændringer. Et var ift. tavshedspligt. Dette er bl.a. fordi at jeg flere gange ar oplevet at bestyrelsen har givet eller været på vej til at give informationer videre, som jeg ikke mener de har haft ret til.

Jeg kan på ingen måder få øje på et sagligt argument for at videre give disse oplysninger. I min optik minder det mere om “social kontrol”.

Hvis jeg forstod Fritidshusejernes Landsforening korrekt, så er det Fritidshusejernes Landsforenings opfattelse at  mening medlemmer af foreningen,  har ret til at få oplyst hvem der skylder penge til foreningen.

Dette spørgsmål har jeg har stillet Datatilsynet, svaret fremgår af vedhæftede dokument.

I den forbindelse vil jeg gerne have oplyst, hvilket lovgrundlag Fritidshusejernes Landsforening tager udgangspunkt i, ift. det svar blev blev givet ved ovenstående generalforsamling?

Såfremt at Fritidshusejernes Landsforening ikke kan vise juridiske dokumentation for sine udtalelser, vil jeg anbefale at foreningen fremadrettet vejleder ud fra Datatilsynets fortolkning.

Venlig hilsen
Birgitte Nielsen

FLs formand har svaret således:

Kære Birgitte Nielsen,

Som du ved fra tidligere korrespondance, så foregår dialog mellem Fritidshusejernes Landsforening (FL) og foreningens medlemsforeninger via medlemsforeningernes bestyrelser – normalt repræsenteret via formand eller kasserer.

Så når jeg i dette særlige tilfælde besvarer din henvendelse, er mit svar ikke at betragte som et indlæg i en diskussion i Veddingebo. Jeg besvarer alene din henvendelse ud fra min generelle position som formand for Fritidshusejernes Landsforening.

For god ordens skyld sender jeg en kopi af dette svar til formanden for Veddingebo.

Generel betragtning

Generelt synes jeg, at du indtager et meget absolutistisk standpunkt. Du ønsker vedtægtsbundne regler på spørgsmål, som de fleste finder, skal finde deres løsning gennem dialog og beslutning på en generalforsamling. Der er betydelig forskel på at have en dialog om et spørgsmål på en generalforsamling og dernæst træffe en flertalsafgørelse end på forhånd at være bundet af en snæver vedtægtsbestemmelse. Med en vedtægtsbunden regel hindres dialogen, fordi en gennemførelse af dialogen kan forudsætte, at reglen skal fjernes eller ændres. Da en vedtægtsændring normalt forudsætter forudgående fremsættelse af ændringsforslag og en eller anden form for kvalificeret flertal for en vedtagelse, vil en sådan tilgang til arbejdet i en forening hæmme foreningens liv, aktivitet og udvikling.

Ad. tavshedspligt

Tavshedspligt forudsætter, at der er en instans, der kan pålægge tavshedspligten og dernæst at denne instans er udstyret med de nødvendige disciplinære midler til at sikre dens overholdelse. Det er typisk tilfældet i et ansættelsesforhold, f.eks. sundhedspersonales tavshedspligt vedr. patienter eller som det kendes fra privatretlige ansættelsesforhold i form af loyalitetspligt og tavshedspligt om virksomhedens forhold – ofte i form af en konkurrenceklausul.
I begge tilfælde råder den instans, der pålægger tavshedspligten, over disciplinære midler – ikke mindst det ultimative middel i form af afskedigelse og i nogle situationer muligheden for at tage retlige skridt. I de situationer er det afgørende element, at der foreligger et ansættelsesforhold (eller en klausul, der går ud over ansættelsesforholdets varighed), samt naturligvis at genstanden for tavshedspligten er beskrevet og veldefineret.

I en frivillig (grundejer)forening foreligger der ikke ansættelsesforhold f.s.v. angår bestyrelsen, der er ikke en instans, der kan pålægge tavshedspligten, og efterfølgende anvende de disciplinærmidler, der kendes fra ansættelsesforhold. Det vil også være forbundet med vanskeligheder at beskrive og definere genstanden for tavshedspligten, idet det er alle medlemmers demokratiske ret at rejse et hvert spørgsmål på en generalforsamling.
I en frivillig (grundejer) forening er det foreningens generalforsamling, der træffer beslutning om, hvorvidt bestyrelsen (og andre) har handlet i overensstemmelse med foreningens ønsker. Generalforsamlingen kan fremsætte mistillidsvotum og gennem den vedtægtshjemlede valghandling beslutte om de pågældende personer fortsat skal lede og repræsentere foreningen, samt hvem der skal vælges til sådanne opgaver. Det er suverænt generalforsamlingens beslutning, og den kan ikke afskæres via vedtægtsmæssige begrænsninger, der efter deres natur rammer bestemte personer. Grundlæggende har foreningens medlemmer ytringsfrihed, valgbarhed og stemmeret, og det vil svække den demokratiske debat, hvis der opsættes regler for, hvad der kan ytres i debatten, og hvis valgbarhed og stemmeret begrænses.

Ad. restance
Du skriver: ”Hvis jeg forstod Fritidshusejernes Landsforening korrekt, så er det Fritidshusejernes Landsforenings opfattelse at menige medlemmer af foreningen har ret til at få oplyst hvem der skylder penge til foreningen.
Dette spørgsmål har jeg har stillet Datatilsynet, svaret fremgår af vedhæftede dokument”.

Nu kender jeg ikke indholdet af din henvendelse til Datatilsynet, men jeg læser Datatilsynets svar således, at du har givet udtryk for, at der i grundejerforeningen (hvis navn du ikke anfører) er en generel opfattelse af, at medlemmers restance kan oplyses for de øvrige medlemmer.

Det er ikke min erfaring, at grundejerforeninger oplyser medlemmers restance for den øvrige medlemskreds, ikke mindst fordi årskontingentet normalt opkræves umiddelbart efter generalforsamlingen, og da betaling – om end i visse tilfælde med forsinkelse – normalt indgår inden regnskabsafslutning til næste års generalforsamling, så er der simpelthen ikke nogen restancer at oplyse, så det er som udgangspunkt en ikke eksisterende problemstilling. Når det er sagt, så ser jeg ikke problemer i, at restancer oplyses, idet er gældsposter som alle andre gældsposter.

Det jeg på Fritidshusejernes Landsforenings vegne oplyste på Veddingebos generalforsamling er: Der gives situationer, hvor en forening nødvendigvis må oplyse medlemskredsen (og muligvis andre) om et eller flere medlemmers restance.
Jeg skal uddybe det med nogle situationer, som jeg er stødt på i mine år som formand for FL.

Dog først en konstatering:
Den typiske FL grundejerforening rummer 65 medlemmer (husstande), og har en bestyrelse på fem medlemmer og to suppleanter, som almindeligvis deltager i bestyrelsesmøderne, endvidere er der en revisor, som reviderer regnskabet. Alle har pligt til at sætte sig ind i regnskabet forud for generalforsamlingen, der er således i en gennemsnitlig forening i hvert fald otte personer eller 12 pct. af foreningens medlemmer, der har kendskab til eventuelle restancer, og med udskiftninger i bestyrelsen på en generalforsamling vil der komme flere til. Så det er ikke just en snæver kreds, der kendskab til en restance – og med mit kendskab til personers udveksling af information, bliver kredsen ikke begrænset af snævre regler – snarere tværtimod.

Situation 1:
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed og skal godkende regnskabet. Hvis det fremgår af årsregnskabet, at der er restancer, kan generalforsamlingen begære dette nærmere belyst, forinden den godkender regnskabet (meddeler decharge). Med godkendelsen af regnskabet overtager den samlede forening ansvaret for regnskabet og frigør bestyrelsen for ansvaret (decharge). Det har generalforsamlingen krav på sker på betryggende og transparent vis. Generalforsamlingen har flere redskaber i værktøjskassen. Den kan forlange oplysningerne fremlagt for generalforsamlingen eller den kan beslutte en granskning af regnskabet og nedsætte et udvalg til dette formål.
I begge tilfælde udvides kredsen af personer med kendskab til restancerne.

Situation 2:
De fleste foreninger har vedtægter, der begrænser medlemmers stemmeret i tilfælde af restance. Det må nødvendigvis bekendtgøres for generalforsamlingen, så denne er bekendt med hvem, der kan afgive stemme.

Situation 3:
Et medlems restance kan være så langvarig, at der tages retlige skridt for at inddrive det skyldige beløb. Det vil indebære en offentliggørelse af personens navn i retslisten.

Situation 4:
En gruppe af medlemmer kan iværksætte en boykot af kontingentbetaling med det formål at ændre foreningens politik. Foreningen er i en sådan situation forpligtet til at oplyse den øvrige medlemskreds om dette skridt og sikre en dialog herom på generalforsamlingen. Det vil være meningsløst, hvis ikke personkredsen kendes på generalforsamlingen.

Situation 5:
En forening består af huse på lejet grund. Foreningen opkræver husleje hos medlemmerne som en del af kontingentet. Foreningen har en eksklusionsbestemmelse, som udløser eksklusion ved manglende betaling, idet foreningen i denne situation vil komme til at stå i gæld til udlejer. En gæld de øvrige medlemmer hæfter for. Det er vanskeligt at forestille sig en sådan eksklusionsbestemmelse anvendt uden, at det kommer til medlemmernes og udlejerens kendskab.

Situation 6:
En forening, der varetager vedligehold af foreningens veje, og opkræver vejbidrag som en del af kontingentet, bliver af kommunen pålagt at forbedre vejvedligeholdet. Et eller flere medlemmer nægter at betale omkostningerne, så foreningen kan ikke opfylde kommunens krav uden at pålægge de øvrige medlemmer en økonomisk byrde. I denne situation vil personerne, der nægter at betale, få deres navn oplyst for såvel medlemmerne som kommunen, idet den manglende betaling for vejvedligehold vil være knyttet til konkrete adresser.

Der kan givetvis nævnes yderligere situationer – ovenstående er, hvad jeg umiddelbart husker at være stødt ind i.

Afsluttende bemærkninger
Det fælles billede er, at der ikke eksisterer love eller regler, der fastsætter hvorledes en forening skal varetage sin opgave. Det er op til foreningens generalforsamling at beslutte, hvorledes foreningens praksis skal være. Alle foreninger er omfattet af GDPR reglerne. Det indebærer kort fortalt, at foreningen skal beskrive, hvorledes foreningen behandler persondata, samt sikre at behandlingen er i overensstemmelse med beskrivelsen. GPDR reglerne skelner mellem forskellige typer af persondata, og som hovedregel er de persondata, som en grundejerforening kommer i besiddelse af, ikke følsomme. Personligt mener jeg ikke, at et medlems betalingsforhold til en forening kan betegnes som persondata. Alle er vidende om, at foreningen opkræver kontingent og alle er bekendte med kontingentets størrelse. Hvis kontingentforhold ikke er persondata, så er manglende kontingentbetaling det næppe heller. Der kan derimod være nogle årsager til den manglende kontingentbetaling, der kan indeholde persondata, f.eks. sygdom, skilsmisse, en ændret økonomisk situation eller lignende. Men det er ikke data, der er relevante for foreningen at offentliggøre og vil normalt ikke være data, foreningen får kendskab til. Såfremt foreningen får kendskab til sådanne data, bør foreningen naturligvis behandle dem i.h.t. foreningens regler herom.

FL har bedt Datatilsynet om vejledning i regeludformning. Datatilsynet har ikke ønsket at udforme standarder for, hvorledes foreninger og virksomheder skal udforme deres konkrete regler for behandling af persondata, men henviser til det overordnede princip om, at juridiske personer skal udforme deres egne individuelle beskrivelser.
FL har udformet en standardbestemmelse, som medlemsforeningerne kan tilpasse og benytte. Den findes på mitfritidshus.dk.

Jeg læser det svar, du har modtaget fra Datatilsynet, som et svar på en konkret henvendelse på en konkret forenings praksis (en forening hvis navn ikke anføres). Du har ikke sendt din henvendelse til Datatilsynet til mig. Da jeg ikke har fået oplyst, hvad Datatilsynet svarer på, forholder jeg mig ikke til Datatilsynets svar.

Med venlig hilsen
Johs Chr Johansen